质量管理体系指的是在质量方面指挥和控制组织的管理体系。质量管理体系是组织内部建立的、为实现质量目标所必需的、系统的质量管理模式，是组织的一项战略决策。质量管理体系对于很多人来说既复杂又熟悉，那么下面分享：质量体系新手如何快速入行？

01.

熟悉流程文件

企业的流程文件一般有以下四阶：

质量手册（一阶）， 程序文件（工作流程类）（二阶），指导书、作业规范类文件（三阶），记录类（四阶）。

重点先看二阶，先把整个公司的运作流程熟悉了再说。

熟悉完二阶，再去看三阶的。

公司的具体事务事情该怎么做（流程），做到什么程度（规范）在你心里要有一个大致的框架。

这么多资料当然不可能一下子都记到脑子里。

但是你必须在心里有一个印象，出现问题了之后，你们能第一时间找到相应的二阶和三阶文件查阅具体要求。

02.

熟悉公司的实际运作

可以对照二阶、三阶文件看实际的运作。

这么做可以加快你入职初期学习的效率。

正常情况下文件怎么规定实际的运作就要怎么做。

但是有很多公司里面不是这样的，多少都会背离要求，按照标准里面有规定不执行就是不符合项了。

但是这个时候不要傻傻的急着冒头指责别人不按要求执行，先了解情况再说。

在自己站稳脚跟之前，低调学习。

但是不管怎么样，碰到问题一定要先记录下来。

在熟悉公司运作的时候别忘了最重要的人--你的上司。碰到疑问，要及时向他请教。

一定要珍惜你的新手期，过了这个新手保护期，你再去问一些公司基本运作的事情，会被贴上“混日子”，“啥都没学会”等标签。

03.

了解各部门负责人的做事方式

一定要清楚他们的避讳，如果可以，了解他们的喜好。

最好的方式是找人事主管聊天请教。

为了更好的开展工作，先熟悉各部门负责人的性格特点，你只要提出要求，人事主管必然会帮你。一开始就和各部门主管打好关系是后面工作能够顺利开展的前提。

04.

向各部门负责人请教

约在他们方便的时候找他们聊天。

请教他们工作流程方面的事情，然后前面发现的实际工作和规定要求不一致的地方，也要告诉他们。

问他们知不知道？为什么会存在这种现象。

很多前面碰到问题都能在这个环节得到解答。

第一步到第四步都是前期的学习和熟悉的部分，最好在一个月内能够完成。向各部门主管请教这种拜码头、秀存在感的事情，最好在前两周就能完成。在此期间，上司安排做什么，你就做什么。

接下来讲讲进入工作状态该做什么？

05.

和上司明确你的工作职责要求

在新手期，上司安排你做的任何事情都有助于你快速融入工作环境。

但是要注意工作职责的界定，临时指派给你的非职责范围的工作不要一不小心成为你的专职。

如果你有多余的精力还好说，就怕真正忙起来了，这些工作甩不掉。

除了职责的界定，还要清楚上司对你职责范围内的要求。

明确要求之后，你要先了解这么做的话需要什么样的权限，需要哪些资源，适时的向上司提出资源需求。

质量体系专员这个职位很特殊，如果是有专门的体系部门，那岗位权限就很清楚。

但是没有体系部门的公司就很多样化了，有向质量经理汇报的，有向质量总监、副总汇报的，甚至由直接向总经理汇报的。

有些归质量部管，有些归总经办管。

所以正式开展工作前一定要先弄清楚公司对你这个岗位的定位。

如果要推动的事情超出你的权限范围，一定要申请更高的权限。

06.

梳理工作计划（年度、月度、周计划）

01

年度计划:每年的什么时候做什么事

如果过去就有，自然最好，如果没有的话。一定要做一个出来。

什么时候内审、什么时候管理评审这是最基本的。

我喜欢按4M1E的方式展开，避免遗漏，我列举的不一定全。

人：培训计划--年度就要定好

       岗位技能评定计划--针对在职人员评估的

       。。。

机：设备维护保养计划

       工装维护保养计划

       计量器具的第三方外部校准计划

       。。。

料：供应商年度评鉴计划

法：外审安排（去年什么时候审，今年就定在什么时候）

       内审计划

       管理评审计划

       过程审核计划

       产品审核计划

       不符合整改计划

       年度新产品开发计划

环：主要是安规类、环保类。

       消防演练安排

       产线区域划分调整、维护安排

基本上相当于把每个部门的年度工作计划整合成你的工作计划。

这么做的目的是方便跟踪，事情不是你来做，但是你要跟，有没有违反质量体系的要求。

以上工作跟总经办的内容是重合的，如果总经办有做，那要过来补充就行，如果没有，推动他们和你一起做。

这就是为什么有些公司把体系专员归口到总经办的原因。

02

月度计划:把年度计划分解成月度

年度计划制定的时间是估算，那月度计划的时间就应该是精确到天的。

每月的KPI绩效（产销量、不良率、设备维护保养情况质量成本核算等等）必须及时收集。

03

周计划:自己的工作计划

年度月度都是公司层面的计划，是你需要去跟踪执行情况的。

而周计划则是你自己要做的事。

工作计划的制定很重要，“如果你没有计划，那你的时间都会被别人计划掉”。

很多人入职时候很苦恼，明明不是我的工作职责，领导还要一直交给我来做。

那是因为领导眼中你是闲的。

尤其是体系专员，你的工作都是监察类的，事情都是别人在做，貌似你什么都不用做。

一旦公司内部有事情忙不过来，第一时间就想到你。

所以养成计划的习惯，每周上班第一件是把计划发给你领导。

他再要安排工作的时候，就会好好的思量一番。

正常周计划的工作量排到80%就可以，另外的20%预留给变化和领导的指派工作。

07.

日常的工作开展

开展工作的第一步，就是把去年的外审不符合项，客户审厂的不符合项汇总出来。

逐项落实问题的整改完成情况，确保所有问题关闭，并证据充分。

接着就是每周都要确定各部门工作计划的执行情况，随机抽查的方式，跟踪执行效果。

如果不符合要求，应该及时开出不符合项报告。

如果放任不管，问题会累计的越来越多。

如果所在公司是实打实的推行质量管理体系，那体系专员的工作量还是很大的。

80%的时间都要耗费在流程梳理和完善的工作上。

公司各方面运作良好无异常，那体系专员会相对轻松，这个时候就要有计划的去逐部门的去审核他们的运作情况，对照流程规范和记录表单，看有没有问题。

等到外审了再去临时去挑毛病补资料，很可能会到导致公司的运作受影响，如果是这样的话，你就等着挨骂吧。

事实上公司运作是不可能不出现问题的，产品出现重大或频次不良，生产到期交付付出来，设计的样品不符合客户要求被退回，几乎所有的问题，归根结底都是体系流程不严密，存在缺失。这个时候就要补充完善了。

这个过程对体系专业来说才是最煎熬的，尤其是职责不明确的时候，技术说这事该质量管，质量说该生产做，经常会闹的不可开交。

要是碰到两个部门负责人相互挑刺、掐架的时候，夹在中间是非常痛苦的。

这就是为什么要求体系专员要有良好的沟通协调能力，为什么要更高的授权。

很多公司由于资源配备不足，体系工作是脱离实际的，那作为体系专员的工作经历更多的是耗费在文件资料的一致性上。

那日常的记录审核就非常关键了。

脱离实际的情况下，很多员工都会忘了流程文件的规定是什么，做出来的记录和要求是不相符的，所以除了记录审查之外，还要不断的给员工做培训，客户、审核机构来审核的时候要怎么来回答。

要提供什么样的记录表单。

虽然我一直不提倡这么做，但这是特定时期的特殊现象，一时半会是没有办法杜绝的。

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